Offerteaanvraag

Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0

Door middel van de offerteaanvraag is de afnemer in staat om een offerte aan te vragen bij de leverancier. De offerteaanvraag bevat gestructureerde informatie over de artikelen die een afnemer voor een specifiek project van de leverancier wil afnemen.

1 Spelregels voor het offerteaanvraagbericht

• Indien er voor een project een werkcode beschikbaar is, is het verplicht deze te vermelden in de offerteaanvraag. Indien de werkcode onvoldoende informatie geeft, is het mogelijk een omschrijving van de werkcode mee te geven;
• Afleveradressen kunnen via een GLN worden weergegeven. Indien slechts de coördinaten van een locatie bekend zijn, kunnen deze ook worden vermeld;
• Via INCOTERMS kunnen de leveringsvoorwaarden worden aangegeven waaronder de levering plaats vindt. Dit is een verplicht gegevensveld.

1.1 Uniciteit en status

• Het is verplicht een offerteaanvraagnummer in het bericht op te nemen zodat:
  • Het bericht uniek te identificeren is;
  • De ‘match’ gemaakt kan worden tussen de offerte en de aanvraag;
  • Een koppeling te maken is het werkcontractnummer.
• Er mag geen hergebruik van dit nummer plaatsvinden, dit is alleen toegestaan indien er een uniek issuenummer wordt toegevoegd;
• Het issuenummer is verplicht als de eerder verstuurde offerteaanvraag na aanpassingen opnieuw verstuurd wordt;
• De afnemer laat via de ‘status’ weten in welke fase de offerte zich bevindt. Bij een ‘akkoord’ en ‘geaccepteerd zonder wijziging’ wordt in de offerteaanvraag het offertenummer (en issuenummer) meegestuurd, maar er wordt geen regelinformatie meegestuurd;
• In de offerteaanvraag aan gegeven worden in welke fase het project zich bevindt; prijsvorming of in uitvoering.

1.2 Gebruik van data

In de offerteaanvraag is het verplicht een datum of een periode over de levering van de producten op te nemen. Dit kan op twee manieren, namelijk via een ‘leverdatum’ of via een ‘datum periode begin’ en ‘datum periode eind’. Eén van beiden moet worden ingevuld.